Arquivo

• Digitalização de Documentos
• Arquivo de documentos por e-mail
• Adicionar ficheiros e imagens geradas por qualquer tipo de aplicação
• Anexar código de barras aos documentos digitalizados (reconhecimento automático)
• Possibilidade de visualização dos documentos na Internet\Intranet

Classificação

• Fase de aprovação de documentos (documentos pendentes por classificar)
• Campos de classificação de documentos:
  • Departamento: ex.: Contabilidade, RH, ...
  • Tipo Documento: ex.: Factura, Carta, ...
  • Processo: circuito de aprovação
  • Arquivo: ex.: Bancos, Créditos,...
  • Secção: ex.: Armazém
  • Terceiro: entidade ao qual o documento diz respeito
  • Autor
  • Observações
  • Sumário
  • Palavras-chave 

Estrutura de documento

• Agrupar em pastas (ex. Grau de importância)
• Associação entre documentos
• Gestão de versões de documentos
• Visualização de ficheiros e imagens arquivadas
• Extrair ficheiros para uma unidade de armazenamento

Pesquisa

• Indexada por classificação
• “Full text”
• Documentos “Arquivados” / “Em Aprovação”
• Versões de documentos: possibilidade de visualizar histórico de um documento

Circuito de Aprovação

• Implementação de circuitos de autorização por modo gráfico
• Tarefas de aprovação:
  • Múltiplos utilizadores
  • Definição de obrigatoriedade de decisão por utilizador
  • Definição do nº de decisões necessárias para aprovação
  • Identificar o periodo temporal para execução
• Operações de decisão:
  • “Decidir”: utilizador com capacidade de aprovação
  • “À consideração de”: utilizador sem capacidade de aprovação, delega-a a um outro utilizador
  • “Opinião”: utilizador pretende uma opinião de um ou mais utilizadores antes de proceder à autorização
  • Associação de anotações no processo de aprovação
• Colocação de alertas
  • Gestão de decisões, possilitando a reabertura/correcção de determinada tarefa
  • Histórico de tarefas
  • Visualizar gráfico de evolução de circuito de aprovação por documento

Gestão de Acessos

• Gestão por níveis:
  • Genérico: intersecção entre acessos definidos por “Tipo Documento” e “Departamento”
  • Documento: atribuição de permissões para documentos em especifíco
• Versão de documento
• Administradores
  • Definição de utilizadores para o qual têm acesso ilimitado dentro da aplicação
• Circuito de aprovação
  • Definição de acessos por tarefa de autorização/utilizador

Integração com ERP RCSOFT

• Associação entre documentos classificados na Documental com o seu registo no ERP
• Arquivo em formato PDF de todos os documentos emitidos pelo ERP (ex.: Facturas, Recibos, ...)
• Visualização pelo ERP de documentos arquivados na Documental (ex.: no Conta Corrente visualizar factura) e vice-versa

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